Sprawy organizacyjne
IV Międzynarodowy Festiwal im. Ireny Santor
12-16 sierpnia 2025, Ciechocinek, Polska
Sprawy organizacyjne
I. Pobyt i wyżywienie
1. Z uwagi na wyjątkowy charakter, program i organizację Festiwalu jest obowiązkowe, żeby wszyscy zagraniczni uczestnicy oraz goście w trakcie całego Festiwalu byli zakwaterowani w hotelu / hotelach festiwalowych;
2. Wyżej wymieniony obowiązek (1.1.) nie dotyczy polskich uczestników, ale byłoby wskazane, aby zamieszkiwali na terenie Ciechocinka;
3. Wszyscy zagraniczni uczestnicy będą zakwaterowani w Hotelu Amazonka Conference & Spa****, w pokojach hotelowych z wygodami. Cena za pokój za 5 dób festiwalowych (Zameldowanie: 12.08.2025 / Wymeldowanie: 17.08.2025):
- Pokój jednoosobowy - 1750 PLN
- Pokój dwuosobowy - 2500 PLN
- Pokój trzyosobowy - 3000 PLN
*Uwaga! Ceny dotyczą opłaty za pokój, nie za osobę.
4. Poza zakwaterowaniem w pokojach hotelowych Hotel Amazonka Conference & Spa**** oferuje również luksusowe domki 4-6 osobowe na terenie Hotelu. Cena za domek za 5 dób festiwalowych (Zameldowanie: 12.08.2025 / Wymeldowanie: 17.08.2025):
- Domek 3/4 osobowe – 3500 PLN
- Domek 5 osobowe – 4000 PLN
- Domek 6 osobowe - 4400 PLN
*Uwaga! Cena dotyczy opłaty za domek, nie za osobę.
5. W hotelu Amazonka Conference & Spa**** koszt pobytu dzieci do 3 r.ż. jest nieodpłatny;
6. Każdego dnia pobytu przewidziany jest 1 posiłek zawarty w cenie noclegu oferowanej przez Hotel Amazonka Conference & Spa**** – śniadanie w formie bufetu. Pozostałe posiłki można wykupić w hotelu na własny koszt;
7. Pory dodatkowych posiłków muszą być dopasowane do Programu Festiwalu;
8. Hotel Amazonka Conference & Spa**** zapewnia bezpłatny parking na terenie hotelu na cały pobyt;
9. Rezerwacja pokoju hotelowego lub domku w Hotelu Amazonka Conference & Spa**** uwzględnia wpłatę zadatku do dnia 01.06.2025 w wysokości 30% całej kwoty za pobyt. Pozostała część kwoty powinna być opłacona do dnia 31.07.2025 roku. Wszystkie opłaty hotelowe odbywają się przelewem na numer konta Hotelu. Dane bankowe do wniesienia opłaty hotelowej:
- Bank: Bank PKO S.A.
- Numer rachunku: 83 1240 6609 1111 0000 4933 7901
- IBAN: PL 83 1240 6609 1111 0000 4933 7901
- BIC, SWIFT: PKOPPLPW
- Odbiorca: PRZEDSIĘBIORSTWO USŁUGOWO HANDLOWE "CHEMIROL" SP. Z O.O.
*Przelew bankowy opłaty hotelowej musi być podpisany tytułem:
- Vistula Sounds, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki
*Uwaga! Wszelkie dodatkowe opłaty (prowizje) z tytułu transakcji bankowych ponosi Wnioskodawca (Uczestnik/Uczestniczka).
10. Odwołanie rezerwacji hotelowej w Hotelu Amazonka Conference & Spa**** wiąże się z utratą zadatku;
11. W sprawie rezerwacji pokoi lub domków w Hotelu Amazonka Conference & Spa**** albo uzyskania więcej informacji dotyczących pobytu należy kontaktować się wyłącznie z organizatorami najpóźniej do 01.06.2025 pod adresem:
12. Ważna informacja! Po zapełnieniu hotelu Amazonka Conference & Spa**** organizatorzy będą proponowali inne hotele na terenie miasta Ciechocinek, które można zarezerwować według własnego uznania za pośrednictwem Booking.com lub innych platform rezerwacji hotelowych. Decyduje kolejność zgłoszeń uczestników.
II. Тransfer (przejazd)
1. Organizatorzy oferują w razie potrzeby transfer gości zagranicznych za opłatą;
*Uwaga – Przejazd będzie zorganizowany z lotnisk Warszawa Okęcie (im. F. Chopina) oraz Warszawa Modlin, a także z Bydgoszczy, Gdańska i Poznania. Istnieje również możliwość organizacji transferu z centrum Warszawy.
*Odległość z lotnisk do Ciechocinka: Bydgoszcz -75 km; Gdańsk – 190 km; Poznań - 220 km; Warszawa Modlin - 175 km; Warszawa Chopin - 240 km.
2. Istnieje także korzystna cenowo możliwość skorzystania z bezpośredniego połączenia autobusowego z ww. lotnisk do Ciechocinka. Szczegółowych informacji organizatorzy udzielą na życzenie;
3. W sprawie ustalenia szczegółów organizacji transferu należy kontaktować się bezpośrednio z partnerską firmą przewozową Festiwalu do 15.07.2025 pod adresem:
4. Organizatorzy biorą na siebie organizację bezpłatnych przejazdów pomiędzy Hotelem Amazonka Conference & Spa**** a lokalizacjami festiwalowymi oraz podczas wycieczek dla wszystkich uczestników zgodnie z trasami festiwalowymi zawartymi w programie Festiwalu;
5. Za przejazdy uczestników na trasach nieprzewidzianych programem Festiwalu (z wyjątkiem indywidualnych sytuacji do ustalenia) organizatorzy nie biorą odpowiedzialności.
III. Inne sprawy organizacyjne
1. Zgodnie z programem Festiwalu 0rganizatorzy zapewniają bezpłatnie:
- Cztery wycieczki przewidziane w programie z przewodnikiem po Ciechocinku, Solcu Kujawskim, Toruniu i Bydgoszczy (w języku polskim, rosyjskim i angielskim);
- Zwiedzanie 3 muzeów;
- Dwa Spotkania Międzykulturowe, zgodnie z programem Festiwalu;
- Dwa Master Class-y;
- Wstęp na wszystkie występy konkursowe i koncerty festiwalowe;
- Wieczór pożegnalny (z DJ-em);
- Materiały informacyjne i pamiątkowe Festiwalu.
2. Wszystkie wydarzenia podczas Festiwalu będą fotografowane oraz filmowane, będą dostępne dla wszystkich za opłatą. Szczegółowe Informacje dotyczące zdjęć i nagrań wideo organizatorzy udzielą w późniejszym terminie;
3. Pobyt w Ciechocinku przez wszystkie dni festiwalowe oraz obecność na wszystkich imprezach festiwalowych są obowiązkowe z uwagi na charakter i specyfikę Festiwalu;
4. Próby uczestników konkursów Festiwalu będą prowadzone:
- Konkurs Międzynarodowej Piosenki - w środę, 13 sierpnia w godzinach 11.00 – 13.00, w Teatrze Letnim w Ciechocinku;
- Konkurs Polskiej Piosenki - w czwartek, 14 sierpnia w godzinach 10.30 – 11.30, w Teatrze Letnim w Ciechocinku;
*Harmonogram próby będzie wysłany do uczestników tydzień przed festiwalem. Dla wszystkich uczestników ww. termin próby jest jedynym.
5. Podkłady muzycznie należy wysłać wyłącznie w formacie mp3 i wyłącznie w terminie 1.06. - 1.07.2025 na adres mailowy Festiwalu:
- Konkurs Polskiej Piosenki, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki lub nazwa zespołu, nazwa utworu oraz imię i nazwisko autorów;
- Konkurs Międzynarodowej Piosenki, imię i nazwisko uczestnika / uczestniczki lub nazwa zespołu, nazwa utworu oraz imię i nazwisko autorów.
*Niezależnie od tego na wszelki wypadek należy mieć przy sobie na pendrive-ie kopię podkładów muzycznych.
6. Osoby posiadające wizualizację, czyli wideo-materiały jako tło do swoich występów konkursowych, proszone są o przesłanie ich wraz z dokładnym opisem przez program WeTransfer na adres festiwalowy:
7. Zgodnie z Programem będą zorganizowane 3 wycieczki do wyboru: po Ciechocinku, do Torunia, Bydgoszczy oraz Solca Kujawskiego. Po otrzymaniu akceptacji uczestnictwa w konkursie należy wysłać mailowo następujące informacje dotyczące wycieczki: grupa językowa (polska, angielska, rosyjska), wybór miasta Ciechocinek, Bydgoszcz, Toruń lub Solec Kujawski oraz imię i nazwisko osoby uczestniczącej w wycieczce. Ten mail należy zatytułować „Wycieczka” i wysłać do dnia 01.07.2025 na adres
8. Rejestracja wszystkich uczestniczek i uczestników konkursowych odbędzie się w Teatrze Letnim w Ciechocinku w środę, 13 sierpnia od godz. 11.00 do 13.00 oraz w czwartek, 14 sierpnia od godz. 10.30 do 11.30. Jest to obowiązkowe;
9. Osoby, przybywające na Festiwal samotnie, z chorobami przewlekłymi, przyjmujące leki na stałe, z problemami natury zdrowotnej, po kwalifikacji do konkursu, mogą poinformować o tym organizatorów drogą mailową:
10. Obecność uczestników na wszystkich wydarzeniach festiwalowych jest obowiązkowa z uwagi na cele i charakter Festiwalu;
11. W razie dodatkowych pytań odnośnie do spraw organizacyjnych, pobytu itp. prosimy kontaktować się z organizatorami. Wszelkie kontakty znajdują się na stronie internetowej w zakładce Organizatorzy;
12. Dokument (zakładka) Sprawy organizacyjnie jest częścią Regulaminu Festiwalu i zapoznanie się z nim jest obowiązkowe.
--
Pliki do pobrania: